Stappenplan voor het organiseren van een pensioen-exit-gesprek

Stap 1 de timing en uitnodiging
De timing van het gesprek is belangrijk, wacht dus niet tot het laatste moment om het gesprek te voeren. Idealiter is 2 tot 4 maanden vóór het werkelijke vertrek van de medewerker goed om het gesprek dan te voeren. Dat biedt dan voldoende tijd voor eventueel nog te nemen acties. Misschien n.a.v. de gekregen input, of voor een eventuele follow-up. 

De leidinggevende van de medewerker, of HR zijn verantwoordelijk voor het plannen van het pensioen-exit-gesprek en doen dit door een formele uitnodiging te sturen. Zorg er voor dat de medewerker op de hoogte wordt gesteld van het doel van het gesprek.
Bijvoorbeeld:

“Beste [Naam],

Zoals besproken, willen we graag een exit-gesprek met je hebben om waardevolle feedback, kennis en ervaringen vast te leggen, die je tijdens je werk hebt opgedaan. Het gesprek zal plaatsvinden op [datum, tijd] en wordt afgenomen door [naam interviewer]. We zouden het enorm waarderen als je ons kunt helpen om je ervaringen en inzichten te delen, zodat we daarvan kunnen leren en kunnen groeien als organisatie.

Met vriendelijke groet, [Naam HR of leidinggevende]”

Stap 2 de voorbereiding
Kies de persoon die het gesprek gaat voeren. Dit kan de leidinggevende zijn, iemand van HR, of een neutrale derde. Als er eventuele gevoeligheden zijn te voorzien, dan kan het raadzaam zijn om iemand van buiten het directe team te kiezen.
Als het een medewerker betreft die zich over het algemeen niet erg open stel, dan kan het nuttig zijn om een externe persoon in te schakelen.

Stel het juiste format en de vragen samen. Gebruik het pensioen-exit-formulier met gerichte vragen voor wat betreft de praktische, expliciete en impliciete kennis van de medewerker.
Pas die vragen eventueel aan, aan de hand van de rol en functie en specifieke kennis die van belang is voor de organisatie.

Zorg voor een comfortabele setting en kies een geschikte locatie voor het gesprek. Dit kan – afhankelijk van de cultuur in de organisatie – varieren van bijvoorbeeld een rustige vergaderruimte, tot zelfs een informele omgeving zoals een café. Het is belangrijk dat de medewerker zich op zijn gemak voelt en niet gehaast is/wordt. Vertrouwelijkheid  is essentieel, dus zorg er wel voor dat het gesprek in een setting plaatsvindt, waarbij anderen niet kunnen meeluisteren. Benadruk dit ook als zodanig en geef aan dat de antwoorden vertrouwelijk zullen worden behandeld.

Stap 3: Het gesprek
a. Start het gesprek met een duidelijke introductie en leg aan het begin van het gesprek nogmaals het doel van het pensieon-exit-gesprek uit: het vastleggen van waardevolle kennis en feedback. Benadruk, dat het niet gaat om een evaluatie van prestaties, maar dat het gesprek is gericht is op het verzamelen van informatie die nuttig is voor het bedrijf en toekomstige medewerkers.

b. Probeer het gesprek op een gestructureerde manier te voeren en gebruik daarbij het het pensioen-exit-formulier. Houd het echter gesprek wel flexibel en probeer dieper te graven als de medewerker belangrijke inzichten of voorbeelden deelt. Moedig hem/haar aan om verhalen en scenario’s te delen en vraag vooral ook door naar de impliciete kennis (intuïtie, niet gedocumenteerde processen, informele samenwerking, etc.). Luister actief en zorg ervoor, dat je het gesprek zo weinig mogelijk onderbreekt. Stel daar waar nodig echter wel verdiepende vragen om gewenste details boven tafel te krijgen.

c. Leg het gesprek vast door het te documenteren. Maak tijdens het gesprek aantekeningen, of neem het gesprek – als de medewerker daar akkoord mee gaat – op, zodat wordt voorkomen, dat belangrijke details verloren gaan. Het biedt ook de mogelijkheid om de verkregen informatie later nog eens terug te lezen.

Stap 4: Verwerking van de informatie na het interview
a. Documenteer en analyseer de verkregen feedback.
Verdeel de verzamelde input bijvoorbeeld in:
Expliciete kennis (processen, tools, methodes die de medewerker expliciet heeft genoemd). Impliciete kennis: (intuïtieve inzichten, scenario’s waarop geen standaardprocedures van toepassing waren).
Feedback en aanbevelingen (opmerkingen over wat er verbeterd kan worden in de organisatie).

b. Betrek relevante teamleden
Organiseer eventueel een kennisoverdrachtsessie binnen HR en het management en houdt aan de hand daarvan de vacature en functie-eisen voor wat betreft de opvolging van de vertrekkende collaga nog eens tegen het licht. 

c. Actiepunten formuleren voor HR en het management op basis van de input uit het exit-gesprek. Formuleer concrete actiepunten, vooral wanneer het gaat om organisatorische verbeteringen en/of kennisoverdracht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Het documenteren van niet eerder vastgelegde processen;
• Het verbeteren van interne samenwerking op basis van de verkregen inzichten;
• Het aanpassen van tools of methodieken die inefficiënt bleken te zijn

d. Terugkoppeling

Alhoewel de collega het bedrijf verlaat, kan het nuttig zijn om een korte terugkoppeling te geven over wat er met zijn of haar input is gebeurd of gaat gebeuren. Het laat zien, dat de organisatie serieus met de feedback omgaat.

Stap 5 Borging van verkregen input en opgedane kennis
a. Documenteer de impliciete en expliciete kennis en zorg ervoor dat belangrijke impliciete kennis, die in het exit-gesprek naar voren is gekomen, wordt vastgelegd in een kennissysteem of wordt verwerkt in eventuele nieuwe of gewijzigde processen. procesdocumenten. Denk daarbij niet alleen aan procedures, maar verwerk ook eventuele genoemde contact.

b. School en train opvolgers en/of collega’s en geef hen toegang tot de nu gedocumenteerde kennis.  Mocht het pensioen-exit-gesprek vroegtijdig zijn gevoerd en de nieuwe mederwerker misschien al zijn aangenomen, overweeg dan om een mentor-rol te creëren waarbij de vertrekkende medewerker (indien mogelijk) zijn of haar opvolger nog een korte tijd kan begeleiden. Dit om ervoor te zorgen, dat vooral de impliciete kennis goed wordt overgedragen.

Stap 6 Evaluatie van het pensioen-exit-gesprekproces
a. Laat HR en/of het management regelmatig het pensioen-exit-gesprekproces evalueren om te zien of het effectief is. Let daarbij vooral op de bruikbaarheid van de feedback, de mate waarin kennis succesvol is overgedragen, en de naleving van actiepunten.

b. Indien nodig kunnen de vragen en procedures van het pensioen-exit-gesprek op basis van eerdere ervaringen worden aangepast om toekomstige gesprekken nog effectiever te maken.