Kennismanagement, het fitnessabonnement van de werkvloer. Veel beloven, weinig gebruiken?

Kennismanagement. Het woord alleen al roept beelden op van PowerPointpresentaties vol cirkels, pijlen en ondoorgrondelijke termen als tacit knowledge en ontologies. Het klinkt hip, slim en strategisch, maar tegelijkertijd voelt het soms als een fitnessabonnement waar je wel voor betaalt, maar waar je nooit gebruik van maakt. Is kennismanagement nu écht de sleutel tot succes, of gewoon de nieuwste hype in een wereld van corporate nonsens? 

Kennismanagement als de Heilige Graal

De verdedigers van kennismanagement zullen je vertellen dat het dé oplossing is voor alles: van personeelsverloop tot wereldvrede. Kennis is immers macht? Dus als we die kennis slim beheren, worden we onoverwinnelijk. Stel je voor: een organisatie waarin elke medewerker precies weet waar hij of zij de benodigde informatie kan vinden. Documenten liggen niet meer te verstoffen op vergeten harde schijven, expertise wordt moeiteloos gedeeld en iedere werknemer veranderd in een superproductieve teamspeler.

In theorie klinkt dit schitterend (in de praktijk blijkt het natuurlijk een utopie) dus geen tijd meer verspillen aan het zoeken naar dat ene Excel-bestand of eindeloze e-mails over hoe de koffieautomaat werkt. Organisaties met goed functionerende kennismanagementsystemen claimen dat ze efficiënter werken, betere beslissingen nemen en innovatie stimuleren. Mooi hé? Helaas, zoals de meeste zaken in PowerPoint geweldig klinken, zit de realiteit vaak iets ingewikkelder in elkaar.

De werkelijkheid is een jungle van jargon

Hier is het probleem: kennismanagement is vaak een prachtig idee dat sneuvelt in de uitvoering. Je kunt systemen en databases bouwen tot je een ons weegt, maar als mensen er geen zin in hebben, gebeurt er helemaal niets. Want – laten we eerlijk zijn – wie vult er nu vrijwillig een kennisbank? Niemand staat ’s ochtends op met de gedachte: “Vandaag ga ik al mijn waardevolle kennis delen met collega’s, die ik nauwelijks ken!”

Het menselijke deel van kennismanagement wordt in de meeste gevallen hevig onderschat. Mensen zijn namelijk vooral geneigd hun kennis voor zichzelf te houden als een soort professioneel schild. Als jij de enige bent die weet hoe een bepaald proces werkt dan ben je onmisbaar. Bovendien: wat schiet je ermee op om je kennis te delen als het je meer werk oplevert en niemand je ervoor bedankt? Voeg daarbij de angst dat je kennis misschien niet zo baanbrekend is als je dacht en je hebt een heerlijk recept voor een van de grootste faalfactoren bij de implementatie van kennismanagement.

Bedrijfscultuur: het zwarte gat van kennisdeling

Een veelgehoorde mantra in kennismanagement is: “Kennis delen is macht.” Maar eerlijk is eerlijk: dat gelooft niemand. De werkvloer is geen warme, knusse kring waar iedereen elkaars hand vasthoudt en kennis uitwisselt. Het is een arena vol competitie, ego’s en verborgen agenda’s. In veel bedrijven heerst een cultuur, waarin fouten maken taboe is en prestaties individueel worden beoordeeld. Waarom zou iemand in zo’n omgeving zijn geheime recept voor succes zomaar openbaar maken?

Kennismanagement faalt meestal niet, omdat de systemen slecht zijn (hoewel dat ook wel voorkomt), maar vooral omdat de organisatiecultuur vaak niet meewerkt. Als je een cultuur hebt waarin mensen bang zijn om dom over te komen, of waar mensen hun eigen werk afschermen, dan kun je de beste tools ter wereld hebben, maar die zullen alleen maar stof verzamelen.

Kennismanagement als bureaucratische overkill

En dan is er nog het probleem van overdaad. Sommige bedrijven raken zo geobsedeerd door kennismanagement dat het een doel op zich wordt. Ze installeren systemen die alles willen vastleggen: processen, procedures, handleidingen, strategieën, lunchvoorkeuren… Alles moet worden gedocumenteerd en moet worden opgenomen in de grote centrale kennisbank. Het resultaat? Een gigantische digitale rommelmarkt waarin niemand nog iets terugvindt.

Kennismanagement kan in zo’n geval een bureaucratische nachtmerrie worden. Werknemers klagen dat ze meer tijd kwijt zijn aan het invoeren van informatie in systemen dan aan hun eigenlijke werk. Managers zijn druk met het meten van irrelevante statistieken, zoals hoeveel documenten er zijn geüpload, zonder zich af te vragen of iemand die ooit leest. Het doel – slimmer werken en kennisoverdracht – raakt compleet uit zicht.

Wanneer werkt het wél?

Dit alles is zoals gezegd door mij bekeken door een hele cynische en sceptisdche bril. Toch wil ik niet alleen maar cynisch blijven. Natuurlijk zijn er gevallen waarin kennismanagement daadwerkelijk een gamechanger is. In de medische wereld bijvoorbeeld, is kennis letterlijk van levensbelang. Het bijhouden van de nieuwste wetenschappelijke inzichten en het delen van casussen kan patiëntenlevens redden. 

Het verschil? In dit laatste voorbeeld is er een directe noodzaak en een gedeeld belang. Het delen van kennis levert tastbare resultaten op, waardoor mensen gemotiveerd zijn om mee te doen. Daarnaast is de cultuur in dit soort sectoren vaak meer gericht op samenwerking en leren, wat de kans op succes aanzienlijk vergroot.

Hoe maken we kennismanagement zinnig?

Wil je kennismanagement laten slagen, dan is de techniek slechts “25%” van het verhaal. De andere “75%” gaat over mensen en cultuur. Hier zijn een paar suggesties:

1. Stop met dwang: Maak kennisdelen vrijwillig en aantrekkelijk. Beloon mensen voor hun bijdragen, en laat zien hoe het delen van kennis hen direct helpt in hun werk.

2. Denk ook buiten technische systemen: Kennistransfer kan natuurlijk ook zonder kennissytemen. Denk bijvoorbeeld aan de vroegere meester/gezel situaties, of een Community of Practice (COP).

3. Maak het makkelijk: Niemand wil een ellenlange handleiding lezen om een document te uploaden. Gebruiksvriendelijke systemen zijn essentieel.

4. Verander de cultuur: Dit is de lastigste, maar ook de belangrijkste stap. Stimuleer samenwerking, leer van fouten, en zorg dat kennisdelen normaal wordt, in plaats van een heroïsche daad.

5. Focus op de essentie: Niet alles hoeft in een database. Richt je op de kennis die echt waarde toevoegt, en laat de rest rusten.

Is kennismanagement nu een meerwaarde of  is het gewoon onzin?

Dus, wat is het nu? Is kennismanagement een zegen of een farce? Mijn conclusie: het kan allebei het geval zijn. Kennismanagement kan een absolute meerwaarde hebben, maar alleen als het goed wordt aangepakt. Helaas wordt het te vaak een speeltje van managers – vaak niet de gehele leiding –  die indruk willen maken met hippe buzzwords, terwijl de werknemers het ervaren als een last.

In de juiste context, met de juiste cultuur en aanpak, kan kennismanagement organisaties helpen slimmer, efficiënter en innovatiever te worden. Maar zonder deze randvoorwaarden is het gewoon de keizer zonder kleren – een mooie belofte die in de praktijk weinig voorstelt. Dus, managers, laat die PowerPointpresentaties even liggen, en focus eerst op wat echt telt: de mensen die de kennis bezitten en zorg ervoor dat ook de andere leidinggevenden willen meedoen. Kennismanagement gaat namelijk niet alleen over HR, of het eigen intranet, een een centrale kennisbank. Het loop dwars door hele organisatie heen. Een directeur ICT, of een directeur HR lopen vaak vast, omdat zij misschien wél, maar hun collega’s er niet zoveel van vinden en niet, of nauwelijks meewerken. Alleen als het totale management achter het kennismanagementinitiatief staat en volop wil participeren heeft kennismanagement een kans van slagen. Dat daarbij uiteindelijk de medewerkers een doorslaggevende rol spelen is al voldoende benadrukt.