De allereerste en belangrijkste stap bij de initiatie van een kennismanagement traject.

Jouw situatie

Je staat op het punt om te beginnen aan een uitdagende en spannende implementatie van kennismanagement in jouw organisatie, of misschien sta je op het punt om het hele “digitale kennismanagementlandschap”, dat al in jouw organisatie bestaat (uit allerlei kennisbankjes, wiki’s, data-beestjes, FAQ-bankjes etc. etc?) eens flink onder handen te nemen omdat het tóch niet helemaal blijkt te voldoen aan de oorspronkelijke doelstellingen en verwachtingen?

Ga in beide gevallen dan eerst eens met een lekker kopje koffie in een hoekje zitten. Haal diep adem, tel tot tien en neem de volgende aanbevelingen rustig tot je.

Niet doen

Ga niet bellen met een softwareleverancier, om te vragen of die een kennissysteem voor je kan ontwikkelen;

Ga niet bellen met een bedrijf, dat al een geweldig kennissyteem voor je de op de plank heeft liggen;

Ren niet naar de eigen afdeling ICT, om te vragen wat zij voor je kunnen betekenen;

Bel niet met de afdeling inkoop van je organisatie, of zij een idee hebben;

Vraag collega’s van andere organisaties niet, welke systemen zij gebruiken;

Kruip niet achter het scherm, om ChatGPT te vragen naar de beste kennissystemen;

Laat niet alvast een Scrum-team sprinten, naar een eerste aanzet van een kennisbank;

Geloof niet in schitterende marketingverhalen, die beloven dat AI alles voor je oplost;

“KENNISMANAGEMENT GAAT VOORAL OVER MENSEN EN PROCESSEN.
DAAROM IS TECHNIEK  NIET HET UITGANGSPUNT, MAAR EEN HULPMIDDEL DAT ONDERSTEUNEND WORDT GEBRUIKT”

Dus…

Laat de techniek in dit stadium even helemaal voor wat het is;

Vergeet voor nu, dat er zoiets bestaat als kennissytemen;

Vergeet Chatgpt, AI en wollige marketingverhalen;

Probeer vooral hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden;

Om je een beetje op weg te helpen…:

Bij kennismanagement zijn ménsen een hoofdzaak;

Bij kennismanagement zijn procéssen een hoofdzaak;

Bij kennismanagement is techniek toch echt een bijzaak;

En nu dan…

Misschien lijkt het bovenstaande erg gechargeerd. Toch is het meer dan serieus bedoeld. Verreweg de meeste implementaties van kennismanagement mislukken door:

• Niet duidelijk of onvoldoende (breed) eigenaarschap;
• Een start vanuit de techniek i.p.v. uit het perspectief mensen en processen.

Moraal van het verhaal is, dat techniek zeker een onderdeel is van kennismanagement, maar zie het vooral als een ondersteuning van datgene van wat je wilt bereiken.
Kennismanagement is op veel manieren te implementeren en het succes ervan is afhankelijk van meerdere factoren. Maar het simpelweg aanschaffen van een tool, of even iets laten ontwikkelen o.i.d. is eerder een faal- dan een sucesfactor.

Ook de op deze site beschreven stappen bieden geen 100% garantie op het slagen van een kennismanagement-implementatie-traject. Het voorkomt echter wel, dat je in valkuilen loopt, waar anderen je al zijn voorgegaan.

Een goede volgende stap is het ontwerpen van een taxanomie en… daarbij kun je eventueel ter ondersteuning gebruik maken van AI.

Dit artikel maakt onderdeel uit van het “Stappenplan Praktische Implementatie Kennismanagement”