Het pensioen-exit-gesprek als onderdeel van kennisborging

Bij een pensioen exit gesprek is het vooral belangrijk om vragen te stellen in relatie tot de jarenlange kennis en ervaring die verloren dreigt te gaan, als de collega vertrekt. Dit in tegenstelling tot een regulier exit gesprek, waarbij het vooral gaat over ervaringen met de organisatie, leidinggevenden, wat er kan veranderen, etc. 

Neem de volgende stappen voor een pensioen-exit-gesprek, dat bestaat uit ongeveer de volgende onderdelen*:
* in een afzonderlijk artikel zijn de stappen en aanbevelingen verwerkt in een concreet pensioen-exit-formulier.

VOORBEREIDING
De doelstelling van het gesprek is gericht op het behoud van cruciale kennis en om inzicht te krijgen in wat voor belang is voor en beter kan in de organisatie.
Stem tevoren af met de vertrekkende werknemer. Zorg ervoor dat hij/zij zich comfortabel voelt en benadruk dat de feedback – indien gewenst – anoniem kan worden verwerkt.
Zorg voor een een ontspannen en veilige omgeving waar het gesprek plaatsvindt, zodat de medewerker openhartig kan praten. Dat kan een fysieke locatie zijn, maar ook online via een videoconferentie.

DE STRUCTUUR VAN HET GESPREK
Waarbij het pensioen-exit-gesprek kan worden opgedeeld in verschillende secties:

Het algemene verloop van het dienstverband
Bijvoorbeeld:
“Hoe heb je je carrière binnen dit bedrijf ervaren?”
“Wat waren de hoogtepunten in je loopbaan hier?”

Stel vragen over werkprocessen en kennisoverdracht
Bijvoorbeeld:
“Welke belangrijke processen en werkwijzen heb jij door de jaren heen ontwikkeld of verbeterd?”
“Welke tools, systemen of methodieken heb je voornamelijk gebruikt en wat waren de voor- en nadelen daarvan?”
“Welke specifieke kennis en ervaring vind je dat essentieel is voor je opvolger?”

Stel vragen over kennisborging en overdracht
Bijvoorbeeld:
“Hoe heb je kennis gedeeld met collega’s gedurende je tijd hier?”
“Is er specifieke kennis, die moeilijk te documenteren is en zo ja, hoe zou die het beste kunnen worden overgedragen?”

Stel vragen over relaties en samenwerking
Bijvoorbeeld:
“Hoe heb je de samenwerking met collega’s en het management ervaren?”
“Zijn er teams of afdelingen die volgens jou beter met elkaar zouden moeten communiceren of samenwerken? Waarom? en op welke manier?”
“Op welke manier heb je kennis gedeeld met andere teams, of met het management?”
“Welke collega’s en/of groepen waren voor jou belangrijk om kennis te delen?

Stel vragen over eventueel kennisverlies door het vertrek van de collega
Bijvoorbeeld:
“Welke kennis, ervaring of vaardigheden zullen volgens jou het meest gemist worden na jouw vertrek?”
“Welke mensen, middelen, of systemen zouden aangenomen of geïmplementeerd kunnen worden om het kennisverlies door jouw vertrek te minimaliseren?”

Vraag naar aanbevelingen voor de toekomst
Bijvoorbeeld:
“Wat zou je de organisatie willen aanbevelen om succesvoller te zijn?”
“Welke veranderingen zou je adviseren in relatie tot de cultuur, processen of strategische richting van het bedrijf?”

DE AFSLUITING
Bijvoorbeeld:
“Heb je nog andere opmerkingen die je wilt delen en die niet zijn besproken?”

Bedank de medewerker vervolgens voor de tijd en feedback. Laat weten dat de input van grote waarde is voor de organisatie.

VERWERKING VAN DE GEGEVENS
Analyseer de gegevens antwoorden en kijk of er patronen te zien zijn met de antwoorden van andere medewerkers. Dit om eventuele positieve of negatieve trend te signaleren.

Documenteer kennis en processen die als essentieel zijn aangeduid en formuleer actiepunten voor de opvolger, HR en het management.

Zorg ervoor dat de kennis die is verzameld in een gemakkelijk toegankelijke kennisomgeving wordt opgenomen. Plan – indien mogelijk – een overdrachtssessie met de opvolger.

Op deze manier wordt een pensioen-exit-interview een middel om waardevolle bedrijfskennis te behouden en eventuele toekomstige verbeteringen door te voeren.