Taxonomie
Heel erg plat geslagen komt een taxonomie neer op het volgende:
“Een hiërarchische indeling van begrippen in categorieën en subcategorieën”.
In het geval van kennismanagement helpt een taxonomie helpt bij structureren en ordenen van informatie, zodat die makkelijker toegankelijk is voor medewerkers. Een taxonomie is verder heel belangrijk, omdat het een impact heeft op de onderstaande zaken:
-
Een gemeenschappelijk begrippendkader
De medewerkers van hoog tot laag leren – om aan de hand van een door de organisatie opgesteld begrippenkader (de taxonomie) – te communiceren op een manier, waarbij duidelijk is waarover het gaat. Een begrip uit de taxonomie dekt immers in zo’n geval de lading van het gesprek, de uitwisseling van gegevens etc.
-
De bandbreedte van het kennisgebied
Een goed taxonomie, die is afgestemd op de organisatie, zorgt ervoor dat het kennisgebied bij bijvoorbeeld het ontwikkelen van kennissytemen vooraf duidelijk is.
Je weet dus al bij de ontwikkeling van de systemen binnen welke kaders de content zal komen te vallen. Heel simpel gezegd, als een domein van de taxonomie gaat over over mayonaise, dan hoeft er binnen dat domein geen kennis te worden ontwikkeld over vliegtuigvleugels. Dat vooraf gefedinieerd bereik door middel van een taxonomie maakt het dus ook veel eenvoudiger gedurende te ontwikkeling van kennissystemen aan te geven in hoeverre bijvoorbeeld een kennisbank – in de breedte – is gevuld. Binnen de taxonomie kunnen natuurlijk wel verdiepingsslagen plaatsvinden. -
Voorkomen van redundante content
Door bij digitale kenniscreatie gebruik te maken van een taxanomie kan worden voorkoemn, dat dezelfde informatie meerdere malen wordt ingevoerd. De gebruiker kan aan de hand van de hierarchische begrippenkaders worden meegenomen en krijgt gelijktijdig te zien welke content binnen diezelfde termen al voorhanden is. Op die manier worden dubbelingen voorkomen.
-
Toegankelijkheid
Een goed ontworpen taxonomie maakt het makkelijker voor medewerkers om relevante
informatie te vinden. Het voorkomt dat medewerkers tijd verspillen aan het zoeken naar kennis die al bestaat. -
Consistie
Met een taxonomie zorg je ervoor dat kennis op een uniforme manier wordt gecategoriseerd, waardoor duplicatie van informatie en inconsistenties worden voorkomen. (zie ook punt 3)
-
Schaalbaarheid
Naarmate een organisatie groeit, groeit ook de hoeveelheid kennis. Een taxonomie zorgt ervoor dat kennismanagement schaalbaar blijft en dat nieuwe kennis moeiteloos kan worden geïntegreerd.
-
AI en automatisering
Een taxonomie maakt het mogelijk om AI en machine learning in te zetten voor automatische classificatie van documenten en het genereren van gepersonaliseerde aanbevelingen.
Welke expertise is nodig om een taxonomie te ontwikkelen?
Het ontwikkelen van een taxonomie vraagt om een multidisciplinaire aanpak. Belangrijke expertises zijn o.a. mensen die beschikken over de benodigde domeinkennis: Degenen die de inhoudelijke kennis van de organisatie hebben en beheersen, zoals vakinhoudelijke experts, zijn essentieel om de juiste categorieën te identificeren.
Verder zijn er mensen nodig die begrijpen hoe de kennis binnen een organisatie stroomt en hoe deze het beste kan worden gestructureerd. Denk daarbij bijvoorbeeld an kennismanagers en informatiearchitecten. Last but not least is een technisch expert nodig, omdat een taxoomie zal gaan fungeren als een soort van systemische backbone voor de gehele organisatie.De rol van AI in het ontwikkelen van een taxonomie
Vrij nieuw is de rol van Artificail Intelligence (AI), die een krachtige ondersteuning kan bieden bij het ontwikkelen en onderhouden van een taxonomie. Hier zijn enkele manieren waarop AI kan bijdragen:
1. Analyse van bestaande gegevens
AI-algoritmen kunnen bestaande documenten en kennisbanken scannen om patronen te identificeren en suggesties te doen voor categorieën.
2. Automatische tagging
AI kan documenten automatisch classificeren op basis van de taxonomie, waardoor menselijke inspanning wordt verminderd.
3. Dynamische updates
AI kan trends en nieuwe thema’s in de organisatie detecteren en voorstellen doen voor aanpassingen in de taxonomie.
Een goede prompt voor ChatGPT
AI-tools zoals ChatGPT kunnen je helpen bij het genereren van een eerste concept voor een taxonomie. Ik heb in dit geval ChatGPT het volgende gevraagd:
Opdracht-prompt:
“Ik werk aan een kennismanagementproject voor een organisatie die meerdere supermarkten exploiteert. Kun je een relevante taxonomie ontwikkelen met 8 hoofdcategorieën en elk 5 subcategorieën? De taxonomie moet algemeen toepasbaar zijn voor in dit geval een grote organisatie en geschikt zijn voor kennisdeling en -opslag. Zorg ervoor dat de categorieën duidelijk gedefinieerd zijn en logische subcategorieën bevatten. Geef daarnaast een korte beschrijving van elke hoofdcategorie en subcategorie”
Je kunt natuurlijk op allerlei mogelijke spelen met die opdracht – het aantal categorieen en sub-subcategorieen, de aard van het bedrijf etc. – om tot resultaten te komen die kunnen dienen als uitgangspunt om te beginnen met het samenstellen van een taxonomie. Er zullen soms ongetwijfeld minder relevante zaken tussen zitten maar je kunt er zeker een uitgangspositie mee maken.
In dit geval creerde ChatGPT trouwens de volgende ouput:
Hier is een voorstel voor een taxonomie met 8 hoofdcategorieën en elk 5 subcategorieën, specifiek ontworpen voor een grote organisatie in de supermarktsector en gericht op kennisdeling en -opslag.
1. Productbeheer
Beschrijving: Informatie over assortiment, leveranciers, en productoptimalisatie.
- Assortimentsbeheer: Selectie, rotatie, en categorisatie van producten.
- Leveranciersbeheer: Contacten, afspraken, en leveringsvoorwaarden.
- Productkwaliteit: Specificaties, keuringen, en recalls.
- Prijsstrategie: Prijsstelling, acties, en kortingen.
- Innovaties: Trends, nieuwe productontwikkeling, en seizoensaanpassingen.
2. Klantenservice
Beschrijving: Processen en strategieën om klanten te helpen en hun tevredenheid te verhogen.
- Klachtenafhandeling: Procedure voor klachten en feedback.
- Loyaliteitsprogramma’s: Klantkaarten, kortingen, en beloningen.
- Klantenonderzoek: Enquêtes, data-analyse, en persona’s.
- Sociale media: Reacties, monitoring, en reputatiebeheer.
- Servicebeleid: Beleidsregels voor omgang met klanten.
3. Operations en Logistiek
Beschrijving: Efficiënt beheer van magazijn, distributie en winkels.
- Voorraadbeheer: Monitoring en optimalisatie van voorraden.
- Leveringsschema’s: Planning van transport en distributie.
- Winkeloperaties: Dagelijkse processen en inrichting.
- Voorspellingsmodellen: Analyse voor vraag en aanbod.
- Efficiëntiemethoden: Lean-principes en procesoptimalisatie.
4. Personeelsmanagement
Beschrijving: Alles rondom werving, training, en personeelsontwikkeling.
- Werving en selectie: Vacatures en sollicitatieprocedures.
- Training en ontwikkeling: Opleidingen en e-learning.
- Prestatiebeheer: Beoordelingen en beloningsstructuren.
- Roosterplanning: Shifts, vakanties, en vervangingen.
- Arbeidsvoorwaarden: Contracten, salaris, en secundaire voorwaarden.
5. Marketing en Communicatie
Beschrijving: Strategieën om klanten te bereiken en te betrekken.
- Campagnes: Reclame, promoties, en evenementen.
- Merkenbeheer: Branding en consistentie.
- Digitale strategie: Websites, e-commerce, en apps.
- Marktanalyse: Trends, concurrenten, en klantgedrag.
- Interne communicatie: Nieuwsbrieven, beleid, en feedbackkanalen.
6. Compliance en Veiligheid
Beschrijving: Informatie over regelgeving en risico’s.
- Arboveiligheid: Werkplekprocedures en veiligheidstrainingen.
- Voedselveiligheid: HACCP, hygiëne en audits.
- Wet- en regelgeving: Lokale, nationale, en Europese richtlijnen.
- Milieumanagement: Duurzaamheid en afvalverwerking.
- Dataveiligheid: AVG, dataprotectie en IT-risico’s.
7. Financiën en Administratie
Beschrijving: Financiële processen en administratieve ondersteuning.
- Budgetbeheer: Toewijzing, controle, en rapportage.
- Boekhouding: Inkomsten, uitgaven, en audits.
- Kostenoptimalisatie: Procesanalyse en kostenbesparing.
- Contractbeheer: Leverancier- en dienstverleningscontracten.
- Rapportages: KPI’s en financiële overzichten.
8. Technologie en Innovatie
Beschrijving: Technologische infrastructuur en toekomstgericht denken.
- IT-infrastructuur: Hardware, software en netwerken.
- Digitale tools: Systemen voor samenwerking en monitoring.
- Innovatieprojecten: Experimenten en pilots.
- Kennisdeling: Platforms en tools voor kennisbeheer.
- Automatisering: Zelfscankassa’s, AI, en robotica.
Deze taxonomie kan worden aangepast aan specifieke behoeften binnen jouw organisatie. Laat weten als je extra hulp nodig hebt met de implementatie of verdere detaillering!
"Kennis spreekt, maar wijsheid luistert"
