Kennis en ervaring die verloren dreigen te gaan door vergrijzing

Vergrijzing binnen organisaties is een fenomeen dat niet genegeerd kan worden. Het vertrek van ervaren werknemers betekent een risico op het verlies verlies van voor de organisatie waardevolle kennis en expertise. 

In relatie tot kennismanagement brengt de toenemende ouderdom van de beroepsbevolking zowel uitdagingen als kansen met zich mee. Organisaties moeten zich actief voorbereiden op een toekomst, waarin ervaren werknemers met veel kennis en expertise met pensioen gaan, terwijl tegelijkertijd de jongere generaties moeten worden opgeleid om zaken over te nemen.

Enkele van de belangrijkste uitdagingen zijn het verlies van kritische kennis, krapte op de arbeidsmarkt en een veranderende werkcultuur.

Proactief kennismanagement kan een belangrijke rol spelen bij het tegengaan van de bovenstaande gevolgen van vergrijzing. Dit kan o.a. door het vastleggen van kritische kennis van oudere werknemers voordat zij met pensioen gaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan technische vaardigheden, klantrelaties, historische inzichten in bedrijfsprocessen of brede algemene kennis. Als hiervoor geen formeel kennismanagementproces wordt opgetuigd bestaat het risico, dat de kennis verloren gaat en dat jongere werknemers opnieuw het wiel moeten uitvinden.

Om dit te voorkomen kunnen één of meerdere van de onderstaande zaken worden ingebed in structurele processen:

• Exit-interviews
  Diepgaande gesprekken met vertrekkende werknemers om hun kennis, inzichten en aanbevelingen vast te leggen;
• Mentorschap
  Het koppelen van jongere werknemers aan ervaren collega’s om directe kennisoverdracht tot stand te brengen;
• Het documenteren van processen
  Het formaliseren en vastleggen van door vertrekkende collega’s gevolgde bedrijfsprocessen, procedures en het vastleggen van best practices in bijvoorbeeld handleidingen of digitale kennisbanken;
• Samenwerking tussen generaties
  Vorm bijvoorbeeld  teams die bestaan uit verschillende generaties, zodat de organisatie van zowel de ervaring van oudere werknemers als de meer innovatieve denkwijzen van jongere werknemers kan profiteren;
• Inzet van technische hulpmiddelen
  • Video’s of podcasts waarin ervaren medewerkers hun expertise delen
  • Digitale kennisbanken waarin bedrijfsprocessen, procedures en klantrelaties gedocumenteerd kunnen worden
  • Samenwerkingstools waarmee multi-generatie teams effectief kunnen samenwerken en kennis kunnen uitwisselen.

Begin zo vroeg mogelijk met het inrichten van een proces, dat is gericht op het behoud van kennis in het geval van vertrekkende collega’s. Eenmaal vertrokken uit de organisatie betekent in verreweg de meeste gevallen dat ook de kennis weg is.